Wie du deine Buchhaltung digitalisieren kannst

Kapitel

• Einführung
• Fazit

Inhalt

[00:00:00] Herzlich willkommen zum Podcast digitalisierungs planen wenn du Unternehmer bist und das Ziel hat dein Unternehmen zu digitalisieren
[00:00:12] du jetzt hier genau richtig,
[00:00:19] liebe Freunde der gepflegten Digitalisierung mit Plan
heute geht es um das Thema wie haben wir die Buchhaltung,
[00:00:30] digitalisiert ich hatte in einer der Folge mal erzählt dass wir so die internen Prozesse automatisiert haben.
[00:00:38] Und ja das war eine unserer corfelios und die Buchhaltung zu automatisieren.
[00:00:45] Ist nach Herausforderungen und ich sag wir haben in den letzten.
[00:00:49] Gefühlten acht Jahren unterschiedliche Strategien ausprobiert und soll ich kann dir ja heute eine Strategie aufzeigen die du für dich umsetzen kannst,
[00:00:59] die funktioniert ja aus der Praxis kommt und die den Zeitaufwand bei mir persönlich und bei den Mitarbeitern auf ein Minimum reduziert pro Monat.
[00:01:10] Also meine persönliche Zeit pro Monat in der Buchhaltung beträgt maximal drei Stunden im ganzen Monat.
[00:01:19] Die Zeit der Mitarbeiter um eine finanzbuchhaltung zu machen beiträgt in diesem Kontext auch nur noch knapp sechs Stunden im ganzen Monat.
[00:01:31] Das heißt was haben wir konkret gemacht
wir sind hingegangen und haben im System geschaffen weil wir,
[00:01:39] ich sag mal die Ausrottung die hatten vorher Steuerberatungskanzlei die hat sehr auf Papier gestanden also das digitalste was die hatten waren Fax.
[00:01:52] Und diese Steuerberatungskanzlei da waren wir einer der Mandanten die halt na ja jeden Monat mit dem Ordner unterm Arm und Papier belegende aufgetischt sind.
[00:02:04] Am aber letztendlich unsere Belege zu 97% die wir digital bekommen haben schon damals.
[00:02:13] Ausgedruckt haben nach Datum sortiert.
[00:02:18] Futterberater gegeben haben da stellt sich natürlich die Frage wie zeitaufwendig ist das und dann hast du es Problem noch wenn es Teil II Originalbelege mit Weg gegeben hast,
[00:02:28] oder muss irgendwas umtauschen irgendwas reklamieren zurückgeben was auch immer musst du dir den verdammten Beleg holen beim Steuerberater ne also Fahrzeiten auch.
[00:02:39] Und das alles und auch die persönliche Zeit da drin war sehr sehr hoch und habe gesagt okay wir brauchen den ganz andere Strategie und,
[00:02:48] jetzt erzähle ich dir was ich für meinen Teil gemacht haben und euch erzählen bisschen was zu hohe Kunden die ihr Buchhaltung digitalisiert haben gemacht haben und was ich so als gute gute Lösung entwickelt ab,
[00:03:02] also spannendes was was ich gemacht habe ist ich habe gesagt okay den richtigen Steuerberater zu finden das ist schwer du gehst jetzt hin.
[00:03:12] Und holst aus deiner Umgebung 30 Steuerberater raus und besuchst die einzeln ich habe also mir 14 Tage lang Zeit genommen,
[00:03:22] und habe mich ans Telefon geschwungen und ich komme hier aus dem Umkreis Duisburg und habe aus dem Umkreis Düsseldorf Duisburg Essen Oberhausen Krefeld Moers habe mir ja.
[00:03:35] 30 Steuerberatungskanzleien über Google ausgesucht.
[00:03:40] Die irgendwo aktiv sind die schon wo ich das Gefühl hatte dass die webseite,
[00:03:46] nicht von 1990 war sondern schon bisschen aktueller war
[00:03:51] na so wird das Außenbild ein bisschen gut war dabei war das egal ob das eine One-Man-Show war mit 23 Gehilfen oder Assistentin oder ob es eine etwas größere Kanzlei war mit mehr Mitarbeitern das war mir völlig egal,
[00:04:04] ich habe gesagt ich habe fast ausschließlich nahezu und 99% digitale Belege.
[00:04:14] Ich möchte ein System schaffen dass ich diese Belege automatisiert verarbeite und automatisiert dem Steuerberater bereit Stelle.
[00:04:24] Ohne dass hoher manueller Aufwand ist um Akten durch die Gegend zu schieben persönliche Zeit daran geblieben ist und dass diese Prozesse dokumentiert und rechtskonform umsetzbar sind.
[00:04:36] Und den ersten Tipp den ich dir gebe ist wenn du Belege rein bekommst baue dir ein internes Dokumentenarchiv auf.
[00:04:46] Das heißt Dokumentenarchiv was z.b. durchsuchbare PDF Funktion teten hat durchsuchbare,
[00:04:55] Dateianhänge kommen können also du brauchst ein Dokumentenarchiv was biete webbasiert ist und nicht stationär in Damme Unternehmen.
[00:05:05] Was den Datenschutz erfüllt wenn wir Hinsicht auf der dsgvo wo du nach Auftragsdatenverarbeitung mit abschließen kannst und was die Dokumente oder Inhalte verschlüsselt ablegt.
[00:05:17] Du brauchst ein System was du sowohl als übern Smartphone als auch über den stationär PC sei Essen Mac oder Windows über den Webbrowser bedienen kannst.
[00:05:27] Und du brauchst ein System womit du über die stationärgeräte wie Scanner wie Fax,
[00:05:35] oder Meppen Handy in ein foto machen dass du diese Systeme nutzen kannst und diese,
[00:05:42] Dokumente die Bilder die du erstellst dahin schicken kannst und auch natürlich die
[00:05:47] Dokumente oder Beläge die du per E-Mail per file sharing Dropbox etc bekommst auch da hinein schieben kannst.
[00:05:56] Unter.
[00:05:58] Wir sind hingegangen haben in ersten Zeit belege ich ihn in seiner Dropbox gepackt und haben die dann an den an den Dienstleistern transferiert bin nachher dazu übergangen haben ein reines Dokumentenarchiv genommen in dem Fall
[00:06:13] gebe ich dir Empfehlung aus wie ein Evernote eingesetzt.
[00:06:17] Evernote ist zum Bezahlsystem da gibt's in der Basis und Premium Mitgliedschaft mitbringen Mitgliedschaft haben wir genommen weil wir durchsuchbares Archive haben wollten,
[00:06:27] kann Notizbücher angelegt für die wichtigsten Sachen was sind Vertragsunterlagen was sind HR Themen was sind datenschutzthemen was sind Zugangsdaten was sind.
[00:06:41] Vertrags gestaltungs Daten,
[00:06:44] was sind sonstige Belege was in Steuerunterlagen und natürlich was haben wir pro Monat für Belege und haben so ein Posteingang definiert und natürlich pro Monat einzelne Kacheln,
[00:06:56] wir sind hingegangen haben Systeme geschaffen dass jede jeder belegt der an eine gewisse E-Mail-Adresse kommt auch automatisch in den System reinkommt.
[00:07:07] Ja mal so z.b. Unternehmen für die Lieferanten die schicken uns einfach eine E-Mail Adresse Rechnung at...
[00:07:16] De Chic Mika Sie Ihre Belege ihre Rechnungen rein und die kommen dann quasi automatisiert ins Dokumentenarchiv wenn's richtig zugeordnet,
[00:07:26] und sind da gespeichert und wir haben dann uns als nächstes dafür entschieden.
[00:07:35] Und Steuerberater auszusuchen die mit digitalen belegen schon arbeiten und dabei haben wir den ganz tolle Entwicklung ein tolles Ergebnis erzielt,
[00:07:45] Lindinger Hamm 30 Unternehmen und hier aus der Region rausgesucht wie schon gesagt wurden,
[00:07:51] Düsseldorf Duisburg Krefeld Oberhausen Essen Moers und das spannende.
[00:07:57] Sie mit allen 30 Manneken in Termin gemacht bin dahin gegangen.
[00:08:04] Und ich muss sagen von den 30 Manneken waren eigentlich nur drei Kandidaten interessant.
[00:08:11] Es war traurig also traurig ihn sind hier weil da so viel Potential herrscht.
[00:08:18] Aber sie ist einfach nicht erkannt haben und vielleicht auch gar nicht schaffen.
[00:08:22] Na so was waren die KO-Kriterien ich habe eigentlich nur eine ich habe zwei Fragen gestellt die erste Frage war wie viel Mandanten haben sie die schon Ihre Belege fast ausschließlich digital rüberschicken.
[00:08:40] Ja da kann man nicht mehr so viel und dann meine zweite Frage war wie viel Jahre haben sie Erfahrungen,
[00:08:47] mit digitalen Prozessen in Form von belegablage und Einbuchung in den Systemen.
[00:08:56] Der war auch nicht mehr so viel aber das waren Fragen die natürlich gefiltert haben aber was war ich das KO-Kriterium.
[00:09:03] Na also ich habe 30 Termine gemacht habe jeden Tag mehrere Termine wahrgenommen und Bin losgelaufen und.
[00:09:10] Unternehmer Freunde Kollegen Mitarbeiter angefangen wann macht um Gottes Willen ja such dir einen raus und mach es dann richtig nein.
[00:09:19] Ich wollte nicht.
[00:09:22] Den einen haben um mich an ihm anzupassen soll ich wollte einen haben der es der das System verstanden hat.
[00:09:30] Und der seine der selber auf dem Wandlungsprozess war und nicht einer der.
[00:09:38] Jetzt gerade schnell nur weil ich komme neue Prozesse schafft und na ja das Hauptkriterium war eigentlich du kommst in den Eingang rein von der.
[00:09:48] Von der Kanzlei und es hat sich Papier gestapelt in allen Ecken also Papierform Mandanten ne Ordner von Mandanten.
[00:09:56] Und das habe ich bei fast 20 Unternehmen also Kanzleien gefunden.
[00:10:02] Der Empfang war überfordert es war eigentlich nur zieht ein Steuerberater Plus bei Gehilfen es herrscht Unordnung Papierstapel de sich,
[00:10:13] du merktest das Mandanten unruhig da standen weil gerade hektisch alles irgendwie fertig werden musste.
[00:10:23] Und du merkst dass die zu 99% mit Papier handhaben und wo dich die PCs gesehen habe alte Rechner.
[00:10:32] Alte Infrastruktur da war mir sofort klar okay die können vielleicht eine gute Beratung abliefern.
[00:10:40] Die kannst du auch mal hin zu nutzen aber ich glaube die haben ihr Fundament nicht sauber.
[00:10:48] Und warum soll ich jetzt meine Sachen bei denen investieren meine Zeit Lebenszeit und Geld wenn die ihr verdammtes Fundament nicht sauber haben.
[00:10:58] Nehme ich da raus gegangen und ich habe 20 Leute besucht und bei 20 Leute nicht direkt rausgegangen ich habe mich verabschieden vielen Dank für den Termin auf Wirsing und Schnitzel weil es bringt nichts.
[00:11:10] Die Zeit die Fahrzeit Jahres war investiert aber herauszufinden lieber jetzt am Anfang bisschen Zeit investieren als hinterher mürbe Prozesse versuchen zu optimieren,
[00:11:22] wo dass wir sagen immer ganz liebevoll wo Fehler 50er nephila 50 ist das Problem ist 50 cm vor dem Monitor.
[00:11:33] Und damit kann ich nicht oder können wir nicht arbeiten und können auch meine Kunden nicht mitarbeiten mit so welchen System und deswegen.
[00:11:41] Dublin Grund 10 Kanzleien über die haben festgestellt dass von diesen 10 Kanzleien nach dieser Fragestellung also wie viele Kunden hast du die schon Ihre Belege digital rüberschicken und wie weit ist,
[00:11:55] das Filter eigentlich nur noch drei Kanzleien raus eine kleine eine mittlere und eine große Kanzlei.
[00:12:06] Unser jeder weiß dass die die kosten ne anhand des Voluminas da sind das heißt sie haben sich nicht groß unterschieden mit paar pauschalen vielleicht aber die Preise waren ungefähr gleich.
[00:12:17] Und die eine Kanzlei hat zu mir gesagt er hab sie wären II Mandat.
[00:12:24] Wir befinden uns im Wandel und wir wissen noch nicht wo die Reise hingeht wir wissen aber wir müssen es tun die waren ehrlich da bin ich dankbar für dass sie es gemacht haben.
[00:12:35] Die zweite Kanzlei hat gesagt ja wir sind in Digitalisierung ganz weit vorne wir haben drei mandante.
[00:12:44] Okay ja das machen wir ganz flexibel.
[00:12:51] Und wo ich mir die Infrastruktur da angeschaut habe im im Detail hat festgestellt ok also die müssen auf Masse gehen.
[00:12:58] Die sind eine reine Ausrichtung auf Masse.
[00:13:02] Und natürlich waren wir mit unseren damaligen sama Transaktionen und Umsätze natürlich auch ein kleines Lichtlein,
[00:13:11] unserem stellt Festo oh oh du bist nicht nur eine ganz kleine Nummer da sondern du die werden von oben diese Prozesse diktieren.
[00:13:23] Und dann,
[00:13:25] habe ich den dritten Termin wahrgenommen und der dritte Termin war eigentlich nicht mein Wunschtermin also das war keiner der 30 Kandidaten,
[00:13:33] die ich rausgesucht hatte keiner von diesen Zähnen sonst kam der Empfehlung von außerhalb und die sind Pfählung sagte zu mir ich glaube diese Kanzlei ist Fleisch Endstück war zu groß aber die machen das jetzt schon seit zwei Jahren,
[00:13:47] und die haben schon ihre Prozesse und natürlich sind die auch im Wandel aber.
[00:13:55] Die verändern sich gerade leicht geht okay das klingt spannend die möchte ich mal kennenlernen möchten Termin gemacht.
[00:14:01] Und die haben ehrlich gesagt ja wir haben einige Mandanten.
[00:14:05] In dem 12 aber wir definieren gerade die Prozesse und ja wir richten uns ein Stück weit nach Sie wie Sie Ihre Prozesse haben und entwickeln die auch gerne mit Ihnen gemeinsam in ihre Richtung.
[00:14:21] Kosten. Sie waren die teuersten im Angebot
aber im dummen war die Frage was ist teurer.
[00:14:28] Ja von den Schmerzen ein ein und ein Dienstleister der dir vorgibt was du zu tun oder zu liefern hast.
[00:14:36] Und wo du immer nur in den Prozessen mit krebst oder ein wo du sagst ok ja ist verstehe ich das kostet Zeit und Geld auf deiner Seite als auf meiner Seite aber lass uns gemeinsam einen Weg finden wie wir deine Prozesse so automatisieren,
[00:14:50] dass du mit deinen Mitarbeitern klar kommst und dass das Endergebnis stimmt und dass ich mit meinen Mitarbeitern klarkomme und für mich das Ergebnis stimmt.
[00:14:59] Und dann haben wir die ersten Sachen umgesetzt.
[00:15:02] Und an die ersten Beläge rüber geschickt natürlich damals noch mit Dropbox dann haben wir später das umgestellt auf Evernote.
[00:15:11] Unter hamfest geschmiert Evernote das klappte wir hatten,
[00:15:16] ein Punkt immer und das war immer der Punkt der eigentlich die zwei großen Sachen waren das heißt der die haben nur die Beläge quasi zusammen sortiert und der,
[00:15:25] Sterberate hat quasi die Sachen gebucht kontiert und dann bbas und Bilanzen entsorgt und.
[00:15:33] Das haben wir also jetzt nicht intern gemacht das kann man türlich machen aber jeder für sich nasowas eine Strategie hat.
[00:15:41] Unterm Fuß mal ein großer.
[00:15:46] Nehme ich einmal Beleg Abgleich welche Belege sind von den einzelnen Kontoarten spricht,
[00:15:52] Karte PayPal Girokonto ein Girokonto zwei da reingekommen und was ist denn als welche Belege fehlen.
[00:16:04] Und natürlich bei den ganzen Lieferanten die Belege abholen weil natürlich die Lieferanten nicht alle auch Ihre Belege per E-Mail schicken
[00:16:11] na mit PDF-Anhang eine Rechnung sondern dukase dich online in deren Portal anmelden muss und die Rechnung runterladen muss manuell.
[00:16:21] Und es war noch ein sehr sehr hoher Aufwand und da haben wir ein drittes Werkzeug mit integriert.
[00:16:27] III Werkzeug heißt getmyinvoices und das macht folgendermaßen du hinter legst E-Mail-Postfächer die automatisch gescannt werden nach Eingang oder Ausgangsrechnungen.
[00:16:42] Dass du hinter legst die Lieferanten ich nehme ein Beispiel,
[00:16:47] du hast telefoniert per Vodafone du hast Festnetz per Telekom du hast.
[00:16:56] Internetanschluss bei persönlicher NetCologne ja also bei unterschiedlichen Dienst Anbietern hast du halt Rechnungen du hast Domains bei domaindiscount du hast hosting by Host Europe
[00:17:10] m.hm.com Baltoro du hast,
[00:17:15] Bankbelege bei Paypal du hast Bankbelege bei der Deutschen Bank du hast Bankbelege bei der Commerzbank vielleicht noch bei der Sparkasse also bei unterschiedlichen Lieferanten hast du halt digitale Belege unter,
[00:17:28] kannst die halt abholen.
[00:17:31] So und damit dieser manueller Prozess sauber läuft sind wegen gegangen und haben getmyinvoices Dienst installiert,
[00:17:39] kosten. Kost habe ich im Monat so zwischen 11 Uhr und 15 Uhr Euro also,
[00:17:44] vernachlässigbar also Mitarbeiter dir das Manual abholt ist teurer kann ich dir definitiv sagen und es ist fehleranfälliger.
[00:17:53] Und du installierst halt das System und,
[00:17:56] dann kannst du was Wunderbares machen du kannst nämlich diese Belege werden reingeholt sie Belege werden erkannt die Zahlungsarten,
[00:18:06] die konnten die Beträge die Brutto Netto Beträge Rabatte oder Skonti werden erkannt es wird erkannt ob es eine Ausgangsrechnung ist oder ein Eingangsrechnung,
[00:18:17] die Lieferanten sind sortiert dann kannst du hingehen und diese Belege automatisiert exportieren.
[00:18:27] Teil 2 so in dem Fall unseren Fall ins Dokumentenarchiv never not aber auch zu DATEV zum belegtransfer,
[00:18:35] und das ist der der der letzte. Die meisten Steuerberater arbeiten ja mit DATEV Produkten,
[00:18:41] unten wir sind hingegangen und haben in unserem Fall DATEV Unternehmen online.
[00:18:48] Gebucht und hatten damals Manuel über so ein Windows-Rechner und so ein belegtransfer Belege hin und her geschickt.
[00:18:55] Kann man machen fehleranfällig funktioniert ein gewisser Weise aber ist in krächzender Prozess.
[00:19:04] Dann haben wir teilweise die Belege den Steuerberater direkt hingeschickt als gepacktes ZIP-Archiv und er sollte es importieren ging auch war aber nicht sonderlich gut weil es war immer die Sicherheitslücke der Mitarbeiter muss es manuell noch machen.
[00:19:20] Unser jetzt mal dazu übergangen Heimat getmyinvoices das überlegt überträgt die Belege und gleich die das mit dem Konto Verbindungen ab,
[00:19:29] und über also lädt die Belege quasi an DATEV Unternehmen online hoch in den belegtransfer Ordner und dann sind die Belege da alle drinnen.
[00:19:39] Dann sind wir im letzten Schritt hingegangen und haben für alle Belege die bei DATEV reinkommen Regeln angelegt,
[00:19:47] wenn es also eine Telekom-Rechnung ist und erkennbar ist dass es die Telekom Rechnung ist anhand des Beleges von Logo anhand von Kennzahlen auf dieser Rechnung,
[00:19:55] dann wird die automatisch zu gebucht wir haben also Buchungsregeln hinterlegt und die Buchungsregeln haben wir komplett uns Zeit genommen die sauer zu implementieren,
[00:20:05] sodass wir manuelle Aufwände wie ich gehe mal irgendwo tanken und holen tankbeleg manuell oder ich gehe mal irgendwo essen,
[00:20:11] und holen Bewirtungsbeleg diese Belege müssen manuell eingescannt werden und diese Belege müssen manuell noch kontiert werden alles andere ob ich tanken gehe mit Tankkarten ob ich,
[00:20:25] ich sage jetzt mal beim Parken gehe mit dem Parkticket alles andere ist automatisiert und somit habe ich in den Beleg aufkommen Wasser im Monat kommt man ganz ganz ganz geringen Aufwand.
[00:20:38] Und das nachzuprüfen unser die Frage stellt sich natürlich wie viel Schindluder oder wie vermisst es eigentlich passiert oder sind Belege weggekommen und haben wir Belege nicht mehr gefunden und,
[00:20:51] es ist der. Du musst das System stückweit natürlich auch überwachen.
[00:20:56] Und auch vor Zugriff schützen das heißt auch sowas wie zwei Faktor Authentifizierung,
[00:21:02] für DATEV nutzen zwei Faktor Authentifizierung für Google nutzen Zwei-Faktor-Authentifizierung
[00:21:10] Evernote nutzen ja und auch einfach Systeme abzusichern und natürlich auch den mitarbeiter damit zu befähigen ne
[00:21:19] also in dem Fall auch so bringen ja um die weiß also spricht der Mitarbeiter hat seine eigenen devices und da das zu implementieren ja natürlich auch mit der Recovery Passwörtern das ist auch klar,
[00:21:31] aber wie fehleranfällig war das gesamte System interessanterweise.
[00:21:38] Haben wir die Belege sind Belege nie weggekommen sie wurden manchmal noch falsch zugeordnet.
[00:21:46] Das konnte aber wiederholt wie also rückgängig gemacht werden und was wir gelernt haben war damit,
[00:21:52] wir haben sofort Zugriff in Echtzeit und nacht um 3 Uhr sogar auf dem Smartphone Zugriff auf alle Belege und sind im aktuellen Kenntnisstand wir können also jeden Abend um 17 Uhr,
[00:22:05] sagen wie unser wirtschaftlicher stand ist.
[00:22:09] Und das ist halt eine Flexibilität auch in der Führung oder Ausrichtung von Dienstleistungen oder Produkten dir natürlich eine Flexibilität geben die so sonst gar nicht hast also Kontierung oder Abarbeitung nahezu Echtzeit.
[00:22:24] Und dann halt ganz ganz anderes System ist macht auch viel viel mehr Spaß Ja und ist auch viel viel klarer für alle.
[00:22:32] Das kann ich dir also als Inspiration mitgeben die Kundenseite ist hingegangen haben sehr viele Kunden haben DATEV Unternehmen online eingeführt.
[00:22:42] Zeitweise auch mit mehreren Mitarbeitern wohl z.b. diese externe Lieferanten,
[00:22:48] Beleg oder Rechnung einreichen und die werden dann über zwei Sachen freigegeben also inhaltliche Freigabe und fachliche Freigabe ne von belegen,
[00:22:58] oder leistungsrechnungen und selbst diese Systeme haben wunderbar funktioniert in Verbindung mit den jemanden Steuerberatern und auch da war so die Steuerberater mussten sich,
[00:23:10] mussten die richtigen ausgesucht werden weil die bestehenden meistens gar nicht diesen Wandel vollzogen haben.
[00:23:18] Unterwasser aus passiert ist als bei den meisten Unternehmen wir das mit beglitten haben also entweder Kleinunternehmen oder mit seinem Unternehmen mit begleitet haben und auch da das erzählt und gezeigt haben,
[00:23:29] anhand unserer eigenen Systeme hatte ja auskristallisiert dass das sehr gut lief.
[00:23:35] Und ob da immer die Angst davor uns gegen Belege verloren oder wir haben nachher Probleme mit dem Finanzamt weil wir müssen ja und das ist ja auch wieder so ein so eine lustige Geschichte wir müssen ja die Belege 10 Jahre lang aufhalten in Papierform.
[00:23:50] Und das so ein Mythos der da draußen steht und ich habe mir die Frage gestellt hat gesagt.
[00:23:57] Wenn ich ein Unternehmen habe mit einem Bürokomplex und da steht ein Aktenschrank drin.
[00:24:02] Und es bricht Feuer aus und das ganze Gebäude brennt nieder.
[00:24:09] Was mache ich mit den Akten
ich rette ja mein Leben und das meiner Mitarbeiter.
[00:24:15] Aber wir eh noch nicht da rein und reißt den Aktenschrank raus Hauptsache dass ich die 10 Jahre alten Beläge da habe hauptsache ich habe sie digital und mit dieser Anforderung wenig bin ich zum Finanzamt Duisburg.
[00:24:28] Träger und einmal zum Finanzamt Düsseldorf um mich zu informieren was macht sich in diesem Fall wenn mir sowas passiert.
[00:24:36] Und die Aussagen die ich bekommen habe von Steuerberatern vom Finanzamt war eigentlich,
[00:24:43] naja sie müssen lückenlos nachweisen dass die Beläge auch so in die Systeme kommen wie sie das haben und sie müssen nachweisen dass jegliche Veränderung am System dokumentiert ist also ein Audit gemacht werden kann,
[00:24:58] das hat glücklicherweise durch dieses Thema Evernote und getmyinvoices gibt's Audits.
[00:25:04] Und durch die E-Mails sicher durch die Gegen geschickt werden gibt's auch Audits und lückenlose Dokumentation.
[00:25:10] Also nicht die Webseiten Systeme wie jetzt Google Mail oder Office 365.
[00:25:15] Und am Samstag okay was muss ich denn machen wenn ich alle Belege nicht mehr Papierform haben will.
[00:25:22] Und dann sag nie nie das müssen sie in Papierform haben sagte ja aber was ist denn mit morgen mein Unternehmen wieder brennt.
[00:25:29] Meine Produktionshalle mein Bürokomplex Wasser immer was mache ich denn dann ist es nicht besser dass ich in einem digitalen Archiv was nicht bei mir im Unternehmen steht was extern gesichert ist wo ich alle Belege drin habe.
[00:25:43] Ja wenn sie die ausdrucken können und nach nachdokumentieren können das folgende Personen daran beteiligt sind und so eine Prozesskette,
[00:25:54] aufgezeichnet ist als Plan und unterschrieben von der Leuten ja dann haben wir kein Problem damit.
[00:26:01] Und das war für mich der Punkt wo ich gesagt habe okay und jetzt kaufe ich einen großen Schredder und Schredder den ganzen Kram raus damit,
[00:26:09] und das war halt als das Endergebnis also deswegen hatte ich ganz viele Glaubenssätze oder draußen wir müssen das Papier festhalten,
[00:26:20] es geht heute anders man muss halt nur wissen wie und ich gebe dir als Inspiration halt mit Sätze Teile für dich davon um.
[00:26:29] Vielleicht machst du die gleichen oder andere Erfahrung ich würde mich freuen über Feedback wenn du Feedback dazu hast schreib mir gerne eine E-Mail oder hinterlass eine Bewertung hier im Podcast und,
[00:26:41] da freue ich mich sehr drüber wenn es dir ein Stück weit geholfen hat,
[00:26:45] Deine Prozesse in der Buchhaltung zu verbessern und zu optimieren und auch die Ausrichtung dafür zu machen was in Zukunft da passiert wenn dann Beleg auch kommen plötzlich factor10,
[00:26:56] annimmt so in diesem Sinne wünsche ich Dir heute dein gepflegten Plan
[00:27:01] mit der Digitalisierung setzt die Stücke um und wir hören uns nächsten Folge wenn du aus dieser Podcast Folge heute eine Inspiration herausnehmen konntest,
[00:27:15] dann war das nur eine Kostprobe,
[00:27:18] willst du wissen welche Potenziale vorliegen um dein Produkt oder deine Dienstleistung perfekt zu vermarkten.
[00:27:26] Dann hilft dir unser Erstgespräch weiter in den Erstgespräch fragen wir dein Thema und dann Ziel ab,
[00:27:33] und daraus entwickeln wir die Potenzialanalyse in einem zweiten Gespräch können wir dir also konkret sagen wie viel Geld musst du einsetzen um wie viel Anfragen zu erhalten in welchem Segment in welchen Marken über welchen Kanal.
[00:27:47] Suche die also jetzt dein kostenloses Erstgespräch auf digitalisierungs plan.de wir freuen uns auf Dich.
[00:27:56] Music.

Fazit