Die beste Entscheidung: Packe deine Telefonanlage in die Cloud

Kapitel

• Einführung
• Fazit

Inhalt

[00:00:00] Herzlich willkommen zum Podcast digitalisierungs Plan.
[00:00:05] Du Unternehmer bist und ausziehen hast dein Unternehmen zu digitalisieren dann bist du hier genau richtig.
[00:00:16] Liebe Freunde der gepflegten Digitalisierung mit Plan.
[00:00:20] Heute in den Plan geht es darum wie ich meine Infrastruktur mit der Telefonie digitalisiert habe.
[00:00:29] Meine Reise der letzten 15 Jahre habe ich verschieden Michel Telefonie Lösung ausprobiert.
[00:00:36] Und auch meine Kunden haben verschiedene telefonier Lösung ausgewählt.
[00:00:40] Früher warst du mein Herz telefonieren ISDN-Anlage gehabt hatten ISDN-Anlage für teuer Geld gekauft ISDN-Telefone teuer verkauft verkauft
[00:00:50] aber teuer gekauft hat Kabel im Unternehmen schönen gelebt und jeder Arbeitsplätze hingelegt,
[00:00:56] und hat das ganze schön teuer noch konfiguriert und dann hatte man seine telefonier Anlage seine Auerswald Zahnarzt man was auch immer für Telefonanlage man seine Siemens.
[00:01:09] Wann hat er richtig viel Geld investiert paar Tausende von Euro und dann hatte man seine ISDN-Telefonanlage mit allen möglichen Funktionen wunderbare Zeit ganz toll.
[00:01:20] Ja
[00:01:23] Spätestens wenn Umzug eines Unternehmens macht und seine Telefonie Anlage neu verkabeln darf oder lassen darf und weiß was anschließend nicht funktioniert und wie man dann plötzlich doch wieder erreichbar ist und das alles ändert sich dann so 14 Uhr wenn man sich das gedacht hat.
[00:01:37] Wird das ein oder andere kennen oder weiß man Abteilungen plötzlich umziehen und an Unternehmen musste das alles und konfigurieren.
[00:01:45] Kuh ich bin froh dass der Zeitpunkt vorbei ist,
[00:01:51] man muss sagen es gibt auch jetzt der Zeitpunkt es glaube ich der richtige Zeitpunkt auch schon oder so vor zwei Jahren auch so eine richtige Zeitpunkt da sich langsam mit neuen Technologien auseinanderzusetzen weilar
[00:02:01] alte Technologien wie ist em abgeschaltet sind oder abgeschaltet wurden und.
[00:02:08] Naja Voice-over-IP ja auch einen gewissen Standard hat aber auch ein gesichertes Sicherheitsfunktionen notwendig sind.
[00:02:17] Und natürlich die Frage stellt wie mache ich das heute und wie wandle ich ein ganzes Unternehmen damit.
[00:02:22] Und haben ob ich jetzt nach einer Einzelperson bin oder ich bin jetzt in zehn Mann Unternehmen
[00:02:28] oder ich bin jetzt 59 mal Bude ist auch die Frage wie mache ich das mit der Telefonie vernünftig ja aber so dass das halt auch zum jetzigen Zeitpunkt passt,
[00:02:39] und.
[00:02:41] Wir haben auf unserer Reise mehrere also Kunden als auch ich mehrere Dienstleister als Provider ausprobiert und haben manche so manche Bauchlandung hingelegt.
[00:02:56] Wir haben also richtig viel Geld da drin verbraten nicht nur in den Gebühren sondern auch in den Konfigurationen und Anpassungen und an den Prozessen die nicht funktioniert haben.
[00:03:07] Und haben aber mittlerweile herausgefunden dass es paar wenige Anbieter gibt die richtig guten Service und Support und Verfügbarkeit fahren,
[00:03:18] und das gewisse Kernfunktionalität and vorausgesetzt sein müssen damit diese Dienste gut funktionieren.
[00:03:24] Unter die möchte ich dir heute aufzeigen in dieser Folge also wenn wir oder ich heute davon spreche ich habe meine Infrastruktur Telefonie digitalisiert dann heißt dass ich habe keine Telefonanlage mehr im Unternehmen.
[00:03:39] Alle Telefone und Telefonanlagen sind aus dem Unternehmen weg.
[00:03:44] Dann ist DNS gibt in einem noch die Kabelschächte aber da liegt an uns Kabel heute drin aber ISDN Kabel liegt da nicht mehr drin.
[00:03:55] Der zweite Punkt ist wir haben mehrer Anbieter gefunden und ich kann Empfehlungen so eingehend aussprechen sipgate hat mit dem Angebot sipgate team,
[00:04:07] eine voice over IP Telefonanlage die in den früheren Jahren das ein oder andere Mal Anfälligkeiten hatte.
[00:04:15] Aber die Kinderkrankheiten sind schon lange ausgemerzt und sie haben ein sehr sehr gutes Produkt was sich ständig und täglich weiterentwickelt,
[00:04:24] und sie haben eine gute Integration mit Drittsystemen und das macht es wiederum sehr sehr spannend dafür.
[00:04:33] Darüber sich mal doch Gedanken zu machen man sieht geht anzugucken.
[00:04:38] Wir sind also hingegangen und haben bewusst und dann noch mal so ein Seitenhieb Richtung Automatisierung und Kundendaten das CRM haben wir bewusst.
[00:04:51] Verknüpft mit Sipgate das heißt wenn ein Anruf reinkommt erscheint im Webbrowser wer ist das.
[00:05:00] Die Kundenakte dazu die Daten dazu und bin ich das Gespräch annehmen sei es über ein Smartphone sei es über ein Tablet sei es über ein Desktop Client.
[00:05:14] Seit über einen Web-Client und ich mit den Ehemann an Ende spreche kann ich Notizen hinterlassen und die an diesem Datensatz das ganze Gespräch,
[00:05:23] kurz aufzeichnen Volker Aufgaben hinterlegen Folgetermine festlegen Folge Benachrichtigung hinterlegen Folge E-Mails planen.
[00:05:32] Und das natürlich dann die Aufgabe auch an die entsprechenden Leute weitergeben.
[00:05:36] Unten diese Integration war war wichtig dass wir und das war's ein bisschen die Intension bei uns wir wollten,
[00:05:45] die ortsunabhängigkeit vorantreiben also uns war es unheimlich wichtig,
[00:05:49] unser Geschäft auch so zu betreiben als ob wir morgen in Mallorca sitzen und vier Wochen lang Urlaub machen können wir ja trotzdem unser Business weiterfahren das heißt wir haben,
[00:06:02] gesagt wir bauen die unsere Infrastruktur so auf dass wir von überall auf der Welt.
[00:06:08] Handeln und agieren können und für unsere Kunden immer erreichbar sind und wir haben gesagt,
[00:06:14] wir wollen die Infrastruktur so aufbauen dass sie robust ist und nicht beim kleinsten Pupser hopps geht.
[00:06:23] So sipgate bietet recht gutes provisions bezogen das recht gutes Abrechnungssystem an.
[00:06:33] Und auch eine recht gute Sicherheits Funktionalität und recht gute Integration mit Adressbüchern Adressbüchern aus iOS aus Android aus Outlook.
[00:06:44] Es bieten Integration mit Google Mail an integration mit sehr vielen CRM-Systemen,
[00:06:51] und hat die Integration bei sehr vielen Software Clients also Voice-over-IP kleinst sowohl auf dem Rechner als auf dem Smartphones oder Tablets.
[00:07:02] Und wir haben sind hingegangen wären wir uns natürlich eine sehr starke Mac lastige Infrastruktur,
[00:07:09] Teil 2 Android Teil 2 für Mac und wir haben uns,
[00:07:14] bei iOS oder bei Mc haben wir uns für Bria als Software client,
[00:07:20] hinterlegt andrea hat mit Bria 5 aktuell hat sie die höchste technische Integration der Systeme und Sicherheit und in der Stabilität,
[00:07:33] und dann Briard sowohl auf dem Rechner drauf als auf dem Laptop als auf dem Tablet als auf dem smartphone.
[00:07:41] Und es wird abhängig gesteuert je nachdem welches Gerät gerade online ist das heißt die notifications,
[00:07:47] dass ein Anruf reinkommt und dass der kleine Tod ist wenn wir am Arbeitsplatz sitzen Pop da der Client hoch stehe ich auf und in mein Handy in der Hosentasche. Das ganze in der Kaffeeküche auf.
[00:07:59] Na ist ein ich will das nicht ne dann ist das passiert wenn ich jetzt auf Reisen bin oder unterwegs im Auto bin,
[00:08:08] Pop das halt auf dem Handy auch oder geht halt an den Kollegen ran das heißt das System kann so konfiguriert sein dass es erkennt,
[00:08:16] welcher Teilnehmer ist online welcher Teilnehmer ist offline und danach das Gespräch passend an dir ich die Leute rooted.
[00:08:25] Dann das Thema SMS und Faxversand was er für viele also Faxversand ihm bis Ende oder Fax empfangen heute ja für viele Unternehmen trotzdem noch ein Bestandteil ist
[00:08:34] auch in der Digitalisierung ja und es gibt auch Unternehmen die schickt noch am Tag oder empfangen noch am Tag 13.000 Faxe.
[00:08:42] Das gibt es auch noch und mache damit Milliardengeschäft also ist ist ja nicht vorbei es wandelt sich halt und.
[00:08:51] Das ist so dass.
[00:08:53] Auf Achse ich damit wunderbar per E-Mail empfangen Belege prüfen kann ausdrucken kann oder direkt digital beantworten kann.
[00:09:02] Sipgate mit Integration in dem Fall haben wir das mit Zoho CRM integriert es gibt aber auch pipedriv und andere Systeme die ganz gut integriert sind.
[00:09:12] Am auch mit SAP kann man das Integrieren und die Integration.
[00:09:18] Lief am Anfang bisschen kompliziert ab weil es geht halt Schnittstellen ist aber mittlerweile sehr sehr gut dokumentiert und kann auch von jedem Salz Malgrund Attila umgesetzt werden.
[00:09:29] Und es gibt von allen Seiten wunderbaren Support dafür auch auf Deutsch ganz wichtig und die Leute sind auch gut erreichbar.
[00:09:39] Das wird dir wirklich geholfen also sehr sehr guter Service von zip.
[00:09:43] Bin ich mir sehr mit zufrieden und die kostenlose ob jetzt ein Telefonanlage hier im Unternehmen habe oder so eine Cloud basierte Telefonanlage.
[00:09:52] Lachhaft ja also das was ich an Geld für für Hardware im Unternehmen ausgegeben habe für viele 1000 € kriege ich jetzt für paar Euro im Monat gemietet.
[00:10:03] Letztendlich ja als Komplettlösung und als komplette Integration also es ist lächerlich wenig und ich die Gesamtkosten im Jahr + Verbrauchskosten hinzurechnen bin ich immer noch billiger als die Abschreibung der telefonieren Lage,
[00:10:17] na da hat er,
[00:10:19] wir haben sowohl Hardware Clans also sprich SIP Telefonie Telefone als stand Telefone,
[00:10:27] die habe ich noch vergessen aufzuzählen noch mit dabei und auch für Faxe also auch ja wir schicken Faxe raus.
[00:10:34] Über so ein Konnektor der dann auch quasi das ganze Haus schickt übers Fax Gateway auch über Sipgate und raus damit.
[00:10:44] Und das klappt ganz gut was man beachten muss dabei ist die Verkabelung die Netzwerkverkabelung in Unternehmen sollte den höchsten Gut,
[00:10:54] haben also bitte nicht eine 10 Mbit oder 100 Mbit Verkabelung sondern bitte auch schon Gigabit.
[00:11:01] Wenn ihr im WLAN im Unternehmen einsetzt dann investiert bitte in vernünftiger WLAN,
[00:11:07] nicht ein Hotspot und dann suchst Du Dir quasi den günstigsten Hotspot dann die Abdeckung der Hotspots auch im Büro muss erstklassig sein.
[00:11:18] Also da lieber ihn drin investieren dass eine gute Investition bitte aber dann bitte so Mesh Netzwerke aufbauen und nicht einzelne Holzbett mit unterschiedlichen Access Points.
[00:11:28] Sonne auch da bitte lieber jemanden ranholen der diese Netzwerke wunderbar auf wegen aufbauen kann.
[00:11:34] Weil die Clans also so wie es Smartphones Tablets dieser Stamm per WLAN verbinden,
[00:11:39] natürlich auch über WLAN eine stabile WLAN Verbindung brauchen weil die Software also die die Voice over IP Client brauchen und Küste Timeout brauchen diese Portfreigaben sonst funktioniert das nicht sauber.
[00:11:51] Dann haben die ein oder andere Unternehmen natürlich feiern heute im Unternehmen auch da zu wissen ich kann die Ports und,
[00:11:59] die Regeln dazu anpassen und konfigurieren auch mit der telefonieren damit das sauber klappt,
[00:12:04] auch mit unterschiedlichen kleinster draußen das setzt sich also heute sehr gut regeln da gibt's bei den Anbietern jeweils ganz guter Anleitungen zu wie man es umzusetzen hat,
[00:12:15] ich selber habe jetzt sechs Unternehmen dabei begleitet wie sie den Umbau gemacht haben von Standard Telefonie auf SIP.
[00:12:24] Oder von der Cisco Anlage auf sipgate,
[00:12:27] und alle sechs Unternehmen haben so ein bisschen ewig davon profitiert wie wir die Integration gemacht haben zwei Unternehmen haben Zoho im Einsatz als CRM Lösung,
[00:12:38] und somit war auch da wieder das Wissen geteilt und heraus kam ja es funktioniert sehr sehr gut was nicht gut funktioniert hat war.
[00:12:49] Wenn Leute nicht einheitliche Kleins verwenden also was ich es macht wenig Sinn wenn ich jetzt eine Infrastruktur habe,
[00:12:57] sipgate und ich nutze Android und iOS-Geräte und Bayern einem nutze ich zolper beim anderen nutze ich Brio,
[00:13:06] und beim anderen sage ich auch der muss aber in der Bria Light Variante haben weil da bin ich nicht bereit für die Mitarbeiter eine Lizenz auszugeben.
[00:13:13] Also dann gibt's immer technische Schwierigkeiten wenn das nicht gleich gezogen ist.
[00:13:19] Also meine Infrastrukturen bei der Software Halbwissen auch da wieder gleiches Lizenzmodell gleiche Systeme für alle und natürlich auf der,
[00:13:29] Plattform Mac iOS Android,
[00:13:34] was sonst noch gibt da draußen einheitliche Infrastruktur ne macht die Konfiguration einfach nach die Wartung und Pflege und Updates einfach.
[00:13:42] Also das hat bei bei zwei Kandidaten nicht sauber funktioniert weil die unstetig dich ja Konfiguration hatten,
[00:13:49] und versucht haben das trotzdem zu betreiben und das hat eigentlich eher dazu funktioniert nicht funktioniert hat.
[00:13:58] Dann die ganzen Themen Umschaltungen und um zwitsers ganzes hat sehr gut funktioniert beeilen,
[00:14:04] auch der uns wird das Umfang vom Handy aus,
[00:14:09] ins Festnetz anrufst und dass er dann jetzt voice over IP System auch als Routing das ganze das hat bei allen ganz gut funktioniert auch so ein Rufnummern Transfer ne also Rufnummernblöcke mitnehmen,
[00:14:20] Barbe ein Anbietern mit ein bisschen Vorlaufzeit eigentlich in der Regel kein Thema wenn es so knapp war musste halt gewartet werden,
[00:14:29] und jetzt im operativen Betrieb in Tagesbetrieb kann man sagen also Wärme will viel höhere Flexibilität mit diesem Telefonie Anlagen,
[00:14:38] webbasiert und wir können schnell flexibel Regel an ändern wenn wir haben diese wunderbaren Wochenpläne oder halt Feiertags Pläne die automatisch greifen,
[00:14:49] die automatische Kombinierung mit CM System und Kolberg zurückrufen eingetütet automatisiert,
[00:14:57] und notfalls Weiterleitungen ungeschehen Callcenter die Anrufe entgegennehmen wenn nach gewissen Regeln was nicht passiert,
[00:15:05] wunderbar sehr zufrieden mit und zu einer Kostennote die Heizung venias hat so hoch ist als wenn man halt die Infrastruktur selbst betreibt.
[00:15:15] Dann gibt's noch ein Punkt der nicht gut funktioniert hat war nämlich immer das Thema Headset.
[00:15:22] Und also im Unternehmen Salz Reise bei Kunden sei es bei uns selbst und was wir gemacht haben ist wir sind hingegangen.
[00:15:32] Und haben verschiedene Headsets getestet man kann sagen die Headsets von Plantronics funktionieren sehr sehr gut auch im Punkt oder Akkulaufzeit,
[00:15:42] ob da hingehen nicht am Headset sparen und immer bitte ein zweiter Akku dazu bestellen.
[00:15:51] Wenn es halt so Spezial Akkus sind,
[00:15:54] kabelgebundene Headsets kann man schon machen wenn man am Rechner arbeitet haben wir aber festgestellt die die die schnurlosen klappen auch teilweise mit Bluetooth ganz gut,
[00:16:07] allerdings wenn dann der die Konstellation ist du arbeitest am Laptop oder am Rechner und hast das Smartphone noch darüber gekoppelt.
[00:16:15] Dann gab es immer kopplungs Schwierigkeiten oder Pairing Schwierigkeiten das heißt manchmal das Gespräch auf dem Laptop bekommen,
[00:16:22] und dann hast du die noch nicht am Ohr gehabt deswegen Plantronics einsetzen,
[00:16:29] oder halt Zahnarzt mal Empfehlung da wirklich der der Hersteller ist meistens so wo einzelne Dockingstations dafür wenn Sie einzelne Headset reinpacken kann,
[00:16:41] ich empfehle dir zwei Arten von Headsets entweder wenn du in einer lauten Umgebung bist also wenn du halt.
[00:16:50] Mitarbeiter hat die wo mehrere Mitarbeiter im Raum sind und mehr Mitarbeiter im Raum aussprechen und telefonieren sorge dafür dass jeder Mitarbeiter ein Headset hat obwohl er dass das Audio Signal auf beiden Ohren hat.
[00:17:04] Und dass das Headset eine Fahrt Signatur hat ob rot oder grün.
[00:17:10] Wo heißt der ist im Kohl grün der ist frei dass er seine Signalisierung da ist.
[00:17:17] Der ist gerade im Gespräch und dass diese Headsets mindestens eine Akkulaufzeit von 10 Stunden haben.
[00:17:23] Ja weil du musst immer damit rechnen weil die sind vielleicht nicht voll geladen haben gerade eine Unterbrechung langweilen 2 Stunden neben der Ladestation und dann kommen Anrufe rein.
[00:17:33] Oh Mist und ich habe das so oft gehabt nicht nur bei uns sondern auch für Kunden hatten das so oft dass die Akkus platt waren,
[00:17:42] und deswegen auf dem Headset es ist besser du investierst mal 200 € in einem sauber geniales Headset dein Mitarbeiter ist entspannter.
[00:17:53] Ist produktiver.
[00:17:55] Als Chef bist du entspannter und produktiver und für dich selbst ist der Tragekomfort eines hochwertigen vernünftigen Headsets.
[00:18:04] Excellent und er macht das Telefonieren unheimlich viel Spaß.
[00:18:08] Nichts ist schlimmer als wenn du ständig versuchst irgendwelche Stöpsel mit irgendwelchen Kopfhörern rum rein zu stecken nur damit die Verbindung stabil ist damit du dein Gegenüber vernünftig hörst,
[00:18:19] na also bei diesem Konservation wenn du ein Fest Telefon hast,
[00:18:24] ja kannst du nutzen außer voiceoverpete ich Telefon auch dafür besorgt dir bitte für deine Mitarbeitern Headset weil wenn sie PC Arbeit machen
[00:18:33] den Hörer unter ist meine Schulter einklemmen kann man eine Zeitlang machen du hast relativ spät später,
[00:18:40] Mitarbeiter mit Nackenschmerzen Mitarbeiter mit hohen Stresssymptom und Mitarbeiter die sich nicht mehr konzentrieren können.
[00:18:47] Und Mitarbeiter die plötzlich das Telefon umleiten nur damit sie nicht rangeht müssen ob das hatten wir also deswegen.
[00:18:56] Gehen und ihm investieren sauber in Headsets Plantronics ist da ein ganz ganz guter Hersteller es gibt das Jabra gibt's auch noch die beiden machen gute Headsets,
[00:19:07] schau dir die an teste die für dich aus es gibt immer meistens.
[00:19:12] Systemhäusern oder von den Hersteller selber auch Teststellungen dafür so dass sie mal zwei oder drei Headsets Test stellen lassen kann und dann testest du die Hand von deiner Umgebung mit dem passenden Picasa.
[00:19:26] Und dann erst die Erfahrung also es gibt ja keinen von wieder alles Kindertisch und die Klasse Bluetooth-Headsets ich sage immer Steiff Knopf im Ohr bei den Autofahrern sieht man gerade die VfL ich mittlerweile nicht mehr aber sag mal auf mich.
[00:19:41] Kannst du auch so im Unternehmen telefonieren wenn du in deinem Einzelbüro rockst und keiner dich stört kann man das machen,
[00:19:48] dann aber auch Tage Zeit den Limitierung die meisten kommen nicht über 5 Stunden Akkulaufzeit,
[00:19:53] und da passiert das eine Mal nichts ist nerviger du bist gerade im Gespräch und dein Headset sagt dir gerade es geht gleich in zwei Minuten out-of-order und ein Gespräch dauert noch eine Viertelstunde Minimum.
[00:20:05] Ja da nichts ist nerviger du wirst hektisch du bist abgelenkt du hast das Piepsen im Ohr und konnte sich nicht mehr konzentrieren und das sind Zustände das muss nicht sein deswegen empfehle ich dir halt wieder wirklich in ein gutes Headset zu investieren.
[00:20:20] Das macht das Ganze etwas entspannter so also zusammenfassend ansagen Voice-over-IP Infrastruktur kann man ganz gut mit Sipgate machen,
[00:20:30] auf hätte hättet achten der ganzen Sache bitte ein bisschen Zeit geben weil so ein Umbau dauert auch schon mal ganz gerne im Monat oder anderthalb bis alles gerade steht.
[00:20:40] Die hohe Flexibilität bitte darauf achten dass du wenn du so ein Telefonie Provider nimmst dass du eine hohe Integration hast mit deinem bestehenden Systemen,
[00:20:49] also sprich Anrufer kommt rein und du siehst direkt sofort wem gehört diese Rufnummer was ist das für ein Kunde suchen Datensatz
[00:20:57] wo hängt mein aktuelles Problem welcher Tickets hat er dir gerade zugeschickt welche E-Mails das drauf reagieren kannst und dass das CAM vielleicht dir sogar sagt Achtung,
[00:21:08] auf die in die Eigenschaften achten.
[00:21:11] Also dass du eine Integration hast egal ob du jetzt am Smartphone bist am Tablet bist oder am Rechner bist dass du aus eine tiefe Integration der Systeme hast,
[00:21:21] das macht das Ganze Smart im arbeiten im Tagesgeschäft und in einer operativen Durchführung.
[00:21:28] So ich hoffe du kannst bei Inspiration mitnehmen ich freue mich auf die nächste Folge mit dir.
[00:21:34] Und setzte für dich bitte paar Punkte Aussehen von Struktur rum wenn du mal fragen hast komm gerne auf uns zu wir bieten auch dahin kurze Erstberatung an natürlich für einen etwas anderen Bereich unten,
[00:21:47] ja freuen uns über Deine Rückmeldung dazu bis dahin soll ich erstmal ciao und bis zur nächsten Folge.
[00:21:55] Wenn du aus dieser Folge heute eine Inspiration herausnehmen konntest dann war das nur eine Kostprobe.
[00:22:02] Wie würde sich dein Leben anfühlen wenn du jeden Tag neue Anfragen für deine Dienstleistung erhalten würdest die die richtig Spaß machen.
[00:22:11] Und wenn du diese Anfragen auch noch mit Leichtigkeit in ein Geschäft wandeln könntest prima oder ich lade dich ein mit mir ein Erstgespräch zu führen wo ich Dir nicht nur das System zeige sondern dir konkrete Daten davon gebe.
[00:22:24] Suche dir also jetzt bitte das Erstgespräch auf digitalisierungs plan.com und ich freue mich auf unser Gespräch.
[00:22:33] Music.

Fazit