E-Mail-Lösungen in der Cloud.

Kapitel

• Einführung
• Fazit

Inhalt

[00:00:00] Herzlich willkommen zum Podcast digitalisierungs Plan.
[00:00:05] Du Unternehmer bist und ausziehen hast dein Unternehmen zu digitalisieren dann bist du hier genau richtig.
[00:00:12] Liebe Freunde der gepflegten Digitalisierung mit Plan.
[00:00:18] Heute geht es darum wie wir unsere E-Mail Infrastruktur automatisiert haben.
[00:00:25] Infrastrukturen gibt's ja wohl sowohl als im Unternehmen meistens mit Microsoft Exchange und Outlook.
[00:00:33] Unser gibt es natürlich auch dann ja sie nach Unternehmensgröße auch mit Integration mit Active Directory RZR ohne gibt es natürlich auch heute die Dienste wie Office 365 Google Mail und andere die web-basierte,
[00:00:48] make lines Bereitstellen der passierte Infrastrukturen und fremd gehostet oder externen in der Cloud laufen.
[00:00:57] Wir haben in den letzten 15 Jahren natürlich verschieden iche Konstellation ausprobiert und.
[00:01:05] Ich gebe dir heute die Empfehlungen raus bitte gehe hin und suche dann E-Mail Provider unabhängig von deinem domain provider unabhängig von deinem Webhosting unabhängig von allem Salat aus.
[00:01:19] Das hat folgende Vorteile wenn du z.b. ich never Beispiel.
[00:01:26] Webhosting hast und hast bei diesem Webhosting einen Server gemietet und auf dem Server läuft auch deine E-Mails.
[00:01:34] Wenn du die Rechnung nicht bezahlt oder eine Buchhaltung die Rechnung nicht pünktlich bezahlt und unter Umständen der Dienst oder die Leistung eingestellt wird spricht die webseite sawfly Dessauer wird offline genommen.
[00:01:45] Dann sind da niemand alle weg und offline.
[00:01:49] Ja heute keine E-Mails mehr die wir abholen und lokal speichern sollen wir haben wir heute quasi nur noch einer in der Verbindung in der lese oder schreib Verbindung zu einem webbasierten Dienst nämlich IMAP,
[00:02:00] und holen uns nur noch die aktuellen E-Mails ab und werden auch da wieder gespeichert damit ich mit dem Smartphone,
[00:02:06] dieselben E-Mails habe wie offener SmartWatch der mich dieselbe E-Mails habe wie auf meinen Web-Client und Design E-Mails habe in meinem CRM-System und dieselbe niemals in meinem Buchhaltungssystem habe.
[00:02:19] Oder Kalendersystem habe also so unterschiedlich oder meine Kontaktdatenbank.
[00:02:26] Der Bund ist wenn du systeme nutzt die in der Cloud hängen müssen natürlich böse Datenschutzanforderungen erfüllt sein,
[00:02:33] also da ist halt oft 365 und Google Suite bezogener Google Mail gibt es mittlerweile die sind alle gdpr-compliant und dsgvo bieten sie dir auch mittlerweile,
[00:02:49] diese Rahmenbedingungen an und da kannst auch die Verträge spricht die Auftragsdatenverarbeitung dafür anfordern.
[00:02:56] Die Daten werden in der EU gehalten somit rechtlich auch damit okay sauber und du kannst halt die Systeme wunderbar nutzen und auch skalieren weil.
[00:03:08] Du steckst eine neue Mitarbeiter ein dreimal Mitarbeiter brauchen drei neue E-Mails du brauchst drei neue Telefonnummern unter Umständen.
[00:03:17] Wenn du jetzt nur auf die E-Mail ist verstopft du achtest du hättest jetzt dann an deinen Administrator gehen müssen sagen ich brauche jetzt Kollege für die in die Personal drei neue.
[00:03:28] Windows Active Directory Account damit verbunden drei E-Mail-Adressen drei Nutzerkonten verdienen die Systeme das hast du heute so in diese Art und Weise mit den Klaus Sachen ähnlich aber,
[00:03:39] du kannst da mit Hack mit der E-Mail Infrastrukturen hat dich auch Drittsysteme benachrichtigen dass da dran dass der neue Accounts automatisiert angelegt werden.
[00:03:48] Du hast durch diese Cloud-Lösung den wunderbaren Vorteil,
[00:03:54] dass du Autobahnring nicht arbeiten kannst und dass diese Systeme gewisse ich nehme mir auf Klammer auf Sicherheitsfeatures Klammer zu haben die deiner offline System in der Regel nicht haben.
[00:04:06] Nenne mir ein Beispiel was passiert ist in Beispiel was recht negativ war aber was durchaus mal Tagesgeschehen passieren kann und wie schnell man darauf reagieren kann und wie schnell das Problem wieder gelöst werden kann.
[00:04:22] Ja mal so unserer Dienste vor Jahren Hals nach Google Mail gegeben,
[00:04:28] hatten da passende Lizenzen eingeholt und hatten damals mehrere Ticketing Systeme ausprobiert,
[00:04:35] und dann ist eine Sache aufgefallen ein Anbieter hatten sehr tolles Ticketing System da sehr modern aus genau vor unsere,
[00:04:45] bei unserer Anforderung genau es war wie ein heller Stern am Himmel und langsam wow das ist das richtige oh das war bezahlbar wir buchen.
[00:04:53] 2 Monate genutzt und dann kam Mama eigentlich gemerkt was für Probleme mit diesem System eigentlich alle herrschen.
[00:05:01] Und dass das nur innerhalb war und dass das aber eigentlich an allen Ecken und Enden Baustellen sind an dem System.
[00:05:07] Wollen Sie mir hingegangen haben quasi das System abgeschafft was wir vergessen haben war,
[00:05:13] dass wir die Anmeldung des Nutzerkontos auf den System mit einem oh out gemacht haben und das mit diesem Ort Verbindung dass wir vergessen haben die wieder rauszunehmen in der Freigabe.
[00:05:27] Das heißt der hat also danach noch fast zwei Jahre lang quasi das System zukommen auf unsere Google Mail Infrastruktur gehabt konnte also mit diesem Zugang auch Mails ausgeben senden,
[00:05:41] nicht eingehend nur einer raus ausgehend hatte aber die Möglichkeit dazu und es kam der Tag der Tage wie ich es war ein dummer Zufall ich war gerade in Zug unterwegs nach München zu einem Kunden.
[00:05:56] Und es war 8 Uhr morgens und.
[00:06:00] Mein Handy sagt plötzlich sie haben 213 neue E-Mails.
[00:06:07] Ich denk watafak was ist denn da los mach den E-Mail-Client auf und sehe alles alles nur Posteingang und guck nach und sehe nach das sind alles E-Mails die nicht zugestellt werden konnten.
[00:06:21] Und im Minutentakt kamen gefühlte acht bis zwölf neue E-Mails rein als Push.
[00:06:29] Ich habe gedacht bei diesem hier los und das waren alles E-Mails über Mailboxen die nicht zustellbar sind ich denke so verschickten jetzt hier Werbemails und das waren Spam-Mails,
[00:06:41] wann verdammt die gehen wir unseren Account raus.
[00:06:46] Plötzlich war Ruhe
keine E-Mails kam mehr rein und der aus Postausgang war vollgefüllt mit Spam-Mails.
[00:06:55] Den packst du schon so und jetzt mal geguckt weil keine unsere Schnittstellen war betroffen also lange recherchiert.
[00:07:06] Und dann Google angeschrieben Google sagte direkt auf der Weboberfläche wir haben deinen Account.
[00:07:15] Diese spezielle E-Mail-Adresse schlafend gelegt wir haben die ending gesperrt weil in zu kurzer Zeit zu viele E-Mails rausgegangen sind,
[00:07:24] die ein Huhn Spam aufkommen hatten und haben erstmal das ganze Ding blockiert.
[00:07:30] Blöd war natürlich das andere Kunden natürlich im hinteren gesagt haben das ist eine Spam Mail und unsere Absender domena sind die voll war das damals die E-Mail Adresse support and Stefan hna.de.
[00:07:43] Spam E-Mail Adresse klassifiziert haben sie mit war unsere Domäne in der blacklisted und die E-Mail-Adresse auch geblacklistet es war doof aber es passiert die diesem Kontext du kommst auch wieder aus,
[00:07:56] der Punkt war die Sicherheitssysteme haben Zugriffen haben gesagt es gehe nie in so kurzer Zeit so hohe E-Mail-Flut raus das kann nicht normal sein,
[00:08:05] Hebel umlegen stoppen.
[00:08:07] Das war gut so damit kein Schaden weiter entsteht das heißt ich bin erst mal ins Bordbistro im IC hat meinen Kaffee geholt und darüber nachgedacht wann hast du jetzt als nächstes wen trittst den Hintern und woher kennen die sich Mesut.
[00:08:21] Rauszufinden war es war der Ticketing Anbieter der hatte ein Datenleck in seiner Plattform Kundendaten wurden gekapert und diese Kundendaten wurden missbraucht um Spam Mails raus zu schicken.
[00:08:34] Mehr,
[00:08:35] jetzt kannst natürlich jetzt überlegen gegen den vorzugehen dass das eine er den Schaden auch nachzuweisen ist was anderes aber ich sage daraus,
[00:08:44] vielleicht die Energie die da böse rauskam wandeln,
[00:08:50] es kann Gott sei Dank nichts Böses zurück außer Blacklisting und,
[00:08:56] es ging nicht an unserer eigenen Kontakte senden fremde Kontakte die wir nicht kannten.
[00:09:02] Wir haben die IP-Adresse lokalisiert das ganze natürlich auch den Behörden übergeben was wir aber das wird natürlich dann eingestellt weil es für die nicht mehr wirklich nachprüfbar war,
[00:09:13] was aber der entscheidende Punkt war Google Mail hat sofort reagiert.
[00:09:19] Also nahezu kann man sagen Echtzeit ohne dass ein Anruf Bedarf eine E-Mail oder irgendeine Meldung oder irgendein Webapplikation die haben proaktiv gehandelt.
[00:09:28] Zweitens bei spamhaus.org sich gemeldet und gesagt wir haben hier ein Problem
[00:09:33] wir sind geblacklistet das und dass es aufgetreten hier ist die Dokumentation dazu wir bitten um Aufhebung folgende Gegenmaßnahmen haben wir getroffen damit das nicht noch mal vorkommt,
[00:09:43] folgender Datenleck ist über den Provider entstanden.
[00:09:49] Spamhaus.org hat uns einen Tag später allerdings erst Bescheid gegeben
[00:09:54] und damit die Sache aufgehoben und wir waren wieder weit listet unsere E-Mail-Center die wir unseren Kunden zugestellt haben kam natürlich aber Kunden oder Interessenten uns noch nicht kannten haben unsere E-Mails nicht bekommen die ganzen spamdrain,
[00:10:08] und das dauerte dann noch insgesamt drei vier Tage und dann war das Thema auch da erledigt und dann waren wir wieder frei,
[00:10:18] hast du noch was lernen kannst und das ist nicht mehr bei uns aufgetreten bei Kunden in ähnlicher Form schon mal versuche es lernen kannst ist schaffe ich vor Strukturen die Cloud gehostet sind wo Fremdsysteme System überwachen und Monitoren.
[00:10:33] Sorgen für eine gute Dokumentation der Systeme und wenn du,
[00:10:38] Zugriffe auf andere Systeme gibt's dann sei bitte so nett und prüfe regelmäßig ob diese Freigaben die da sind noch aktiv sind.
[00:10:48] Bis dahin nimmt paar Inspirationen aus der ganzen Geschichte mit ich kann sagen Google Mail war für uns das bessere Investment als Office 365,
[00:10:59] aber an investment was ich jederzeit ganz gerne machen würde.
[00:11:04] Und ich freue mich mit Dir auf die nächste Frage wo es mir darum geht ist Digitalisierung mit Plan und ich freue mich auf die nächste Folge mit dir bis dahin.
[00:11:17] Wenn du aus dieser Folge heute eine Inspiration herausnehmen konntest dann war das nur eine Kostprobe.
[00:11:24] Wie würde sich dein Leben anfühlen wenn du jeden Tag neue Anfragen für deine Dienstleistung erhalten würdest die die richtig Spaß machen.
[00:11:33] Und wenn du diese Anfragen auch noch mit Leichtigkeit in ein Geschäft wandeln könntest prima oder ich lade dich ein mit mir ein Erstgespräch zu führen wo ich Dir nicht nur das System zeige sondern dir konkrete Daten von Angeber,
[00:11:46] suche dir also jetzt bitte das Erstgespräch auf digitalisierungs plan.com und ich freue mich auf unser Gespräch.
[00:11:55] Music.

Fazit